La délibération de la CNIL n° 2013-105 du 25 avril 2013 autorise la société FamilySearch International à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalités le transfert vers les États-Unis de documents d’archives publiques numérisés et la diffusion de l’image de ces documents sur son site internet à visée généalogique ainsi que dans ses centres de consultation (Demande d’autorisation n° 1625100)

 

Nous avons mené notre petite enquête pour répondre à toutes les questions que soulève cette délibération. Mais avant toute chose, nous tenons à préciser que nous n’avons aucun intérêt dans Family Search, ni religieux ni financier. Nous pensons simplement que cette délibération est une chance pour les généalogistes, chance d’avoir la numérisation complète des sources généalogiques françaises GRATUITES en ligne ou tout du moins leur indexation, à condition que les AD donnent leur feu vert bien sûr.

 

Family Search : qui est-ce ?

 

Tout le monde les connaît dans le milieu généalogique : ce sont les « mormons » tels que nous les nommons dans le milieu généalogique, c'est la  plus grande organisation de généalogie au monde et il n’est donc pas nécessaire de les présenter à nouveau. Ils souhaitent aider les généalogistes à retrouver leurs ancêtres, car abstraction faite de leurs croyances, c’est pour eux une forme de spiritualité.

 

 

Historique :

 

Dans les années 60 ils avaient microfilmé gratuitement les registres des Archives Départementales de la majorité des départements français en échange d’une copie dudit microfilm remise aux AD. C’est grâce à eux que, pendant toutes ces années, nous avons pu rechercher nos ancêtres sur ces bobines. Et pour cela nous les en remercions. 

 

Quant aux AD, elles-mêmes ont souvent numérisé les archives à partir de ces microfilms et non pas des registres eux-mêmes, par souci d’économie. Heureusement que les Mormons étaient là, sinon nous aurions aujourd'hui seulement que quelques départements en ligne au lieu des 85 actuellement.

 

En revanche, il est bien dommage que Mme BOISDEFFRE, directrice des Archives de France en 2001 n'avait donné son accord pour pour microfilmer et n’avait pas souhaité la numérisation. Elle est tout de même restée campée sur cette décision pendant 8 ans !  Quel dommage !

 

 

Le projet de numérisation et d’indexation

 

Les images numérisées sont les registres paroissiaux et l’état-civil du XIXème avec un délai de 150 ans pour les actes où figurent des données sensibles comme la religion, les infractions ou la santé ainsi que les registres d’état-civil sans données sensibles selon les délais de communication légales ou recommandées, soit 75 ans pour les actes de naissances et de mariages et 25 ans pour les actes de décès. Pour les index, le délai est de 120 ans.

 

A noter que si la CNIL ne donne que des avis, Family Search compte bien les suivre également afin de garder une bonne image et par respect de l’éthique sur les données personnelles.

 

Les Mormons prennent contact avec les AD car si la délibération de la CNIL les autorise à mettre en œuvre ces travaux, il leur est tout de même nécessaire de requérir l’accord de chacune d’entre elles. Une convention signée sera à prévoir avec les AD afin de définir les conditions et droits de publications.

 

Après signature, les documents papier seront numérisés puis indexés et ensuite liés aux images du site des AD.

 

Quelles données seront numérisées ?

 

Dans un premier temps l’état-civil et les recensements nominatifs, qui sont les seuls documents autorisés spécifiquement par la délibération de la CNIL. D’autres documents pourraient faire l’objet dans le futur d’une nouvelle demande spécifique de FamilySearch.

 

Pourquoi leur site est-il gratuit ?

 

Leur position c’est la gratuité de toutes les données quand elle est possible.

Family Search a passé des accords avec des sociétés commerciales à l’étranger où les relations entre sociétés commerciales et archives sont courantes, comme par exemple avec Ancestry  aux Etats-Unis.

En France, la gratuité est assurée par l’indexation collaborative effectuée par les lecteurs.

 

Des avantages à tous les niveaux : Family Search ne veut pas entrer en concurrence avec les archives et souhaitent passer des accords avec les cercles généalogiques.

 

Avantages pour les cercles généalogiques

 

Des partenariats dans l’indexation des actes entre des cercles et Family Search sont déjà en place notamment avec des associations suisses mais aussi avec deux associations généalogiques en France. Il s’agit de partenariats gratuits gagnant-gagnant.

 

A noter que si une association souhaite effectuer des relevés, elle se voit prêter par Family Search des caméras numériques pour prendre les photos des registres, en accord avec les AD, qui seront intégrés à la plateforme d’indexation. Ces travaux peuvent être financés par des emplois jeunes. En échange du prêt du matériel, une copie est délivrée à Family Search qui les met en ligne sur son site d’indexation pour bénéficier ensuite à l’association et au public selon les termes des conventions tripartites à établir avec les AD et l’association.

 

Avantages pour les indexeurs

 

Actuellement, Family Search indexe un million de pages par jour, donc 365 millions par an. 300.000 bénévoles ont téléchargé sur leur ordinateur un travail d’indexation. Ces travaux ne demandent au maximum qu’une demi-heure par lot téléchargé (environ 3 à 5 pages) et doivent être effectués dans le délai d’une semaine au maximum, faute de quoi il est automatiquement repris par un autre indexeur. Ce système est prévu pour faire participer « un petit peu » un grand nombre de personnes.

 

Avantages pour les généalogistes : une plus grande fiabilité des données indexées

 

Cet échange avec les associations et les généalogistes bénévoles permet une plus grande fiabilité : l’index doit être exemplaire et qui mieux qu’un généalogiste peut décrypter les actes anciens ?

 

Vous qui lisez ce document par exemple pouvez contribuer à votre mesure, même si vous avez peur de vous tromper, car l’indexation est effectuée deux fois par deux personnes différentes. Une troisième personne arbitrera entre les deux indexations. Nous sommes 19 millions de généalogistes en France, voyez combien il serait rapide d’indexer toutes les archives de France.

Cette indexation est ensuite contrôlée par Family Search avant diffusion sur le site ; d’où très peu de risques d’erreurs.

 

Avantages pour le Ministère de la Culture

 

Le ministère de la Culture est gagnant au niveau du trafic sur les documents français puisque les relevés renvoient vers les actes français qui seront plus facilement consultables par tous y compris par les étrangers puisque le site de FamilySearch est multi langues depuis peu.

Pour plus d’informations : lire le document de Family Search en français.

 

Avantages pour les AD : deux solutions

 

Family Search s’interroge d’abord sur les besoins des AD.

Si les AD ont des besoins importants, par exemple en cas de grosses lacunes (registres manquants suite à incendie, guerres…) Family Search se propose de combler ces lacunes en numérisant les données manquantes dans les communes, sachant que les AD ont un contrôle sur les archives communales.

 

Si les AD ne sont pas encore en ligne : la mise en ligne est proposée pour  s’effectuer simultanément sur les deux sites (AD + FamilySearch) consultable gratuitement par le public, le public de FamilySearch n’étant pas forcément le même que celui les AD. C’est pourquoi leur site est multi-langues.

 

 

Pour terminer, quelques chiffres histoire de rêver :

Leurs sites disposent de 700 lecteurs en salle avec de grands bureaux pour étaler nos documents. En comparaison, la France possède au total 800 lecteurs.

 

Les images sont stockées dans les montagnes rocheuses mais également en Virginie pour plus de sécurité.

Leur bibliothèque de Salt Lake City est ouverte gratuitement au public de 7 heures du matin à 21 heures le soir.

Tout le monde est bien accueilli, ils sont ouverts à tout le monde.

Le généalogiste numérise avec le lecteur la photo du microfilm qui l’intéresse avec un programme qui permet de nettoyer les tâches du document s’il y a lieu, faisant ainsi réapparaître les écritures, pour une meilleure lecture de l’acte. Il peut ensuite imprimer ce document.

 

Mise en ligne d'arbres généalogiques reliés entre eux.

 

FamilySearch offre la possibilité de mettre son arbre en ligne sur son site. Tous les arbres sont rassemblés et reliés par leurs ancêtres ce qui permet de retrouver des cousins, d’échanger des données comme nous le faisons sur nos sites et les forums. Il est maintenant possible d’inclure des documents à ces arbres : photos, nouveaux ancêtres, sources NMD avec lien vers l’acte lui-même ce qui permet de vérifier la véracité des données. Tous les documents liés peuvent être mis sur Facebook par exemple.

 

L'option de discussion permet d'avoir une conversation directe sur l'arbre au sujet d'une personne spécifique de l'arbre. Ces options permettent aussi de collaborer pour s'assurer que les informations avancées sont correctes avant de reproduire des erreurs. C'est ainsi que sera évitée la propagation possible de ces erreurs ci peut favoriser la concertation et la confirmation de l'information. Les sources sont détaillées comme suit : titre de la source obligatoire, la page internet qui mène vers la source elle-même, la référence de la source, la description du document qui peut être une transcription ou un résumé avec les données principales de la source. 

 

A tout moment, vous pouvez aussi voir les modifications d'information qui ont été apportées à un individu, à savoir qui a fait cette modification, quand, sur quelle section elle a été apportée et d'autres informations de contact pertinentes à l'utilisateur qu'il est possible de contacter directement en message privé. Plus de détails quand vous cliquez sur le lien du site "Tout afficher".

 

Essayer l’arbre de Family Search : en français

 

Un blog en français pour être informé des informations régulières sur les outils en ligne de Family Search ainsi que leurs efforts constants en rapport avec les registres en ligne, mais également pour poser vos questions.

 

Ci-dessous les images des diverses fonctionnalités.

Pour compléter cet article, lire le guide de l'utilisateur de l'indexation.

 

Nous attendons avec impatience la mise en place de ce projet et espérons que les Archives Départementales seront réceptives pour notre intérêt à tous, généalogistes, historiens, étudiants et tous les utilisateurs d'archives.

 

PS : A noter que si Family Search se rapproche de la société MyHeritage, les données produites et diffusée par Family Search resteront gratuites.

Diocèses de Coutances - Avranches - Quimper - Léon - Index des registres paroissiaux de Rouen.

Lire l'article sur Family Search.